EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 12, 13 ja 14
Päivitetty: 13.8.2026
1. Rekisterinpitäjä
Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta ISYY
2. Rekisterinpitäjän edustaja
Heli Aalto, puh. 044 576 8445,
sähköposti: liikuntapaallikko@isyy.fi
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt
Riikka Valkama, puh. 044 576 8415,
sähköposti: liikuntasuunnittelija.joensuu@isyy.fi
4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava Helena Eronen, puh. 050 576 0282,
sähköposti: tietosuojavastaava@isyy.fi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään SYKETTÄ liikuntaneuvonnassa seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Liikuntaneuvonta
- Tilastointi
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 tai 9 artiklaan (vähintään yksi peruste).
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1, alakohdat a – f:
☒ rekisteröidyn suostumus
☒ rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Mikä oikeutettu etu on kyseessä: asiakassuhde
7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat
Liikuntaneuvonnan paperinen yhteistyösitoumuslomake sisältää seuraavat henkilötiedot:
- Etunimi
- Sukunimi
- Allekirjoitus
- Paikka ja aika
Liikuntaneuvonta asiakkaan kanssa täytetään sähköinen esitietolomake, jonka tietoja liikuntaneuvojat käyttävät neuvonnan aikana. Lomakkeeseen täytetään seuraavat henkilötiedot:
- Etunimi
- Sukunimi
- Syntymävuosi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Oppilaitos ja/tai työstatus
Lisäksi liikuntaneuvonnan aikana sähköiseen lomakkeeseen täydennetään yhdessä liikuntaneuvojan kanssa:
- liikkumiseen liittyvä terveydentila
- liikkumistottumukset
- elintavat
Liikuntaneuvonnan loppuraportti täytetään yhdessä liikuntaneuvojan kanssa. Liikuntaneuvonta päättyy loppuraportin tekemiseen. Liikuntaneuvonnan jälkeen asiakas täyttää itse palautelomakkeen, kolmen kuukauden jälkeen ensimmäisen kontrollikyselyn ja kuuden kuukauden jälkeen toisen kontrollikyselyn.
Lomakkeita ja loppuraporttia säilytetään neuvontajakson päätyttyä korkeintaan vuoden ajan.
Liikuntaneuvonnan tilastointia varten säilytetään anonymisoituna:
- esitietolomakkeen liikkumiseen liittyvät terveydentilatiedot, liikkumistottumukset ja elintavat
- loppuraportin vastaukset
- palautekyselyn vastaukset
- kontrollikyselyn vastaukset
8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät
SYKETTÄ liikuntaneuvonnassa kerättäviä henkilötietoja käsitellään allaolevissa tietojärjestelmissä:
- Google Drive
- Liikuntaneuvonnan lomakkeet: Esitietolomake, loppuraportti, palautekysely ja kontrollikysely
- Liikuntaneuvojan kirjaukset liikuntakerroista
9. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?
Liikuntaneuvonassa tarvittavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Henkilö- ja taustatietojen antaminen on edellytys liikuntaneuvonnan toteuttamiselle.
10. Evästeiden käyttö
Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavissa selainpohjaisissa järjestelmissä: Google forms ja Google drive.
Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.
11. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville tahoille:
- Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA
Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA toimii SYKETTÄ Liikuntaneuvonnassa henkilötietojen käsittelijänä. POKAn palkkalistoilla on SYKETTÄ-työntekijä.
Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA
Tikkarinne 9
80200 Joensuu
https://www.pokapoka.fi/pokalaiseksi/tietosuojaseloste
- YTHS ja Itä-Suomen yliopiston opintopsykologit
Liikuntaneuvontaan tulevat asiakkaat lähetetään liikuntaneuvojille YTHS:n ja Itä-Suomen yliopiston opintopsykologien kautta. Liikuntaneuvonnan jälkeen YTHS:lle luovutetaan liikuntaneuvonnan onnistumiseen ja toteutumiseen liittyvää tietoa. Tietojen lähettämiseen pyydetään asiakkaan suostumus.
Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS)
Töölönkatu 37 A
00260 Helsinki
https://www.yths.fi/asiointi/tietosuojaseloste/
12. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet
Googlen palveluissa olevia henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Google noudattaa EU-komission vakiolausekkeita taatessaan tarvittavan tietosuojan tason, kun henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. ISYY on hyväksynyt Googlen kanssa EU-vakiolausekkeen sopimuksensa tietosuojan lisäehtoihin.
13. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen suojaus liikuntaneuvonnassa
Liikuntaneuvontaan liittyvät asiakkaiden yhteistyösitoumuslomakkeita säilytetään paperisina versioina lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan liikuntaneuvojilla ja SYKETTÄ-työntekijöillä liikuntaneuvonnan aikana ja vuoden ajan liikuntaneuvonnan päättymisestä.
Liikuntaneuvonnan sähköisiin lomakkeisiin pääsy on rajattu liikuntaneuvojiin ja SYKETTÄ-työntekijöihin. Sähköiset lomakkeet poistetaan vuoden kuluttua liikuntaneuvonnan päättymisestä.
14. Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa itseäsi koskevat tiedot.
- pyytää tietojesi oikaisemista.
- vaatia tietojesi poistamista.
- vaatia käsittelyn rajoittamista.
- vastustaa käsittelyä.
- pyytää henkilötietojen siirtämistä toiseen rekisteriin.
- peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen.
Voit käyttää em. oikeuksia ottamalla yhteyttä ylioppilaskunnan tietosuojavastaavaan, tietosuojavastaava@isyy.fi.
Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.