Kirjaudu:


Valitse kaupunki

Haluatko sykettä elämään?

Rekisteröidy tästä!

Tietosuojaseloste


EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 12, 13 ja 14
Päivitetty: 21.9.2018

1. Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta ISYY

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Pääsihteeri Anna-Kristiina Mikkonen

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Juho Mutanen, puh. 050 346 9620, sähköposti: vapaa-aika@isyy.fi
Heli Aalto, puh. 044 576 8445, liikuntasuunnittelija@isyy.fi

4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, puh. 0400 581 776, sähköposti: tietosuojavastaava@isyy.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään SYKETTÄ-liikuntapalveluissa seuraaviin tarkoituksiin:

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 tai 9 artiklaan (vähintään yksi peruste).

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1, alakohdat a – f:

☒        rekisteröidyn suostumus

☒        rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Mikä oikeutettu etu on kyseessä: asiakassuhde

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Henkilötiedot SYKETTÄ-palvelussa

Rekisteröityessään SYKETTÄ-palveluun käyttäjältä pyydetään seuraavat henkilötiedot:

Henkilötietoja säilytetään SYKETTÄ-järjestelmässä niin kauan kuin henkilö on palveluiden aktiivinen käyttäjä. Aktiivisella käyttäjällä tarkoitetaan henkilöä, jonka osalta yksi tai usempi seuraavista ehdoista täyttyy:

Henkilötiedot poistetaan SYKETTÄ-palvelusta sen jälkeen, kun mikään yllä olevista ehdoista ei täyty.

Henkilötiedot liikuntaneuvonnassa

Liikuntaneuvonnan asiakkaat täyttävät itse paperisen esitietolomakkeen, jonka tietoja liikuntaneuvojat käyttävät neuvonnan aikana. Lomakkeessa asiakkaat täyttävät seuraavat henkilötiedot:

Lisäksi asiakkaat täyttävät itse lomakkeeseen terveydentilaan ja liikkumiseen liittyviä taustatietoja. Lomakkeet hävitetään neuvontajakson päätyttyä.

8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

SYKETTÄ-palvelussa kerättäviä henkilötietoja käsitellään allaolevissa tietojärjestelmissä:

9. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko rekisteröidyllä velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot? Seuraukset siitä, jos rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja

Rekisteröity kirjautuu itse SYKETTÄ-järjestelmään korkeakoulun opiskelija- tai henkilökuntasähköpostilla ja kirjautumisen mukaiset henkilötiedot tallentuvat järjestelmään. Henkilötietojen antaminen on palveluiden käytön edellytys. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn kysytään rekisteröinnin yhteydessä.

Itä-Suomen yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden oikeus palveluiden käyttöön voidaan tarkistaa WebOodista ja yliopistolta saatavasta, säännöllisesti liikuntasuunnittelijalle toimitettavasta henkilökuntalistauksesta.

Liikuntaneuvonnan asiakkaat toimittavat itse tarvittavat henkilötiedot liikuntaneuvojille. Henkilö- ja taustatietojen antaminen on edellytys liikuntaneuvonnan toteuttamiseksi.

10. Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi.

Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä:

☒ Kyllä, selainpohjaiset järjestelmät: SYKETTÄ Joensuu

11. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville tahoille:

Appliware Oy
Appliware Oy toimii SYKETTÄ-mobiilisovelluksen ylläpitäjänä ja toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. Palvelun toimintavarmuuden takaamiseksi Appliware Oy:llä on oltava pääsy kaikkiin SYKETTÄ-järjestelmässä oleviin tietoihin.

Itä-Suomen yliopisto
Kun Itä-Suomen yliopiston henkilökunnan jäsen ostaa SYKETTÄ-tarran, hänelle aktivoidaan tunnisteeseen Auroran kuntosalin käyttöoikeus. Mikäli henkilökunnan jäsen ostaa SYKETTÄ-tarran verkkokaupan kautta, hänen voi mennä pyytämään käyttöoikeutta Auroran kuntosalille tilapalveluista ilman, että hänen tarvitsisi ilmoittaa tarran hankkimisesta ISYYtä.

Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA
Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. POKAn toimistoilla myydään SYKETTÄ-tarroja ja luovutetaan avainkulkutunnisteita, lisäksi POKAn palkkalistoilla on SYKETTÄ-työntekijä.

Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta SAVOTTA
Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta SAVOTTA toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. Kun SYKETTÄ Joensuu-sivulle rekisteröitynyt ja SYKETTÄ-tarran lunastanut käyttäjä haluaa ristiinkäyttää palveluita Kuopiossa, tulee hänen tulee ensin aktivoida omasta käyttäjäprofiilista ristiinkäyttö Kuopion kampukselle. Tämän jälkeen SYKETTÄ Kuopion käyttäjärekisteriin siirtyy hänen käyttäjäprofiilinsa tiedot, jonka jälkeen hänelle voidaan lisätä SYKETTÄ-tarra Kuopion palveluihin.

Rikujokinen.com
Riku Jokinen on SYKETTÄ-verkkosivujen ylläpitäjä ja toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. Palvelun toimintavarmuuden takaamiseksi hänellä on oltava pääsy kaikkiin SYKETTÄ-järjestelmässä oleviin tietoihin.

Terveystalo, YTHS, Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijaterveydenhuolto
Liikuntaneuvontaan tulevat asiakkaat lähetetään liikuntaneuvojille Terveystalon, YTHS:n ja Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijaterveydenhuollon kautta. Liikuntaneuvonnan jälkeen em. tahoille luovutetaan liikuntaneuvonnan onnistumiseen ja toteutumiseen liittyvää tietoa. Tietojen lähettämiseen pyydetään asiakkaan suostumus.

Yhteistyöyritykset, jotka pitävät tunteja SYKETTÄ-asiakkaille
Yhteistyöyritykset, jotka pitävät SYKETTÄ-tunteja, toimivat myös SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietojen luovuttaminen tehdään niiden käyttäjien osalta, jotka ovat ilmoittautuneet liikuntakalenterin kautta yhteistyöyrityksen pitämälle tunnille. Luovutus tehdään, että tunnin pitäjä voi vahvistaa tunnille osallistuneet SYKETTÄ-järjestelmään. Tunneille osallistumisia valvotaan palveluiden väärinkäytösten ehkäisemiseksi.

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

SYKETTÄ-verkkosivuilla ja mobiilisovelluksessa olevia henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ja käytössä olevat palvelimet sijaitsevat Suomessa.

Google Drivessä olevia henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Google noudattaa EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan tarvittavan tietosuojan tason, kun henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. ISYY on hyväksynyt Googlen kanssa EU-mallisopimuslausekkeen sopimuksensa tietosuojan lisäehtoihin.

13. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaus SYKETTÄ-verkkosivuilla

SYKETTÄ-verkkosivuilla oleviin henkilötietoihin pääsy on rajattu ainoastaan niille henkilöille, joille on annettu jokin allaolevista käyttöoikeuksista.

Käyttöoikeudet on annettu työntekijöille tehtävien ja vastuiden mukaisesti. Ohjaaja-statuksen omaavat henkilöt pääsevät tarkastelemaan henkilötietoja ainoastaan niiden tuntien osalta, joissa ko. henkilö on merkitty tunnin ohjaajaksi.

SYKETTÄ-verkkosivut on suojattu SSL-sertifikaatilla. Sivuille ei pääse rekisteröitymään ilman voimassaolevaa korkeakoulun sähköpostiosoitetta.

Henkilötietojen suojaus liikuntaneuvonnassa

Liikuntaneuvontaan liittyvät asiakkaiden henkilö- ja taustatiedot säilytetään liikuntaneuvonnan keston ajan paperisina versioina lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan liikuntaneuvojilla ja SYKETTÄ-työntekijöillä.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on pyytää tietojensa oikaisemista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröity voi käyttää em. oikeuksiaan ottamalla yhteyttä ylioppilaskunnan tietosuojavastaavaan, tietosuojavastaava@isyy.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava, yhteystiedot ilmoituksen kohdassa 4.