Kirjaudu:


Haluatko sykettä elämään?

Rekisteröidy tästä!

Tietosuojaseloste


Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta SAVOTTA
SYKETTÄ – Kuopion korkeakoululiikunnan käyttäjärekisterin tietosuojaseloste


Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 12, 13 ja 14
Päivitetty: 10.8.2018


1. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite


Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta SAVOTTA
Microkatu 1
PL 6, 70201 KUOPIO
juha.asikainen@savonia.fi
Y-tunnus: 2084214-1
(”Palveluntarjoaja”)


2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


Toiminnanjohtaja Juha Asikainen
Mobile: +35844 785 5058
Email: toiminnanjohtaja@opiskelijakuntasavotta.fi


3. Rekisterin nimi


SYKETTÄ – Kuopion korkeakoululiikunnan käyttäjärekisteri.


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Rekisteritietojen käyttötarkoitus on SYKETTÄ – liikuntapalvelun käyttäjien (”Liikkuja”) tietojen kerääminen SYKETTÄ – Kuopion korkeakoululiikunnan palvelujen käyttöä varten.

Liikkujan käyttäjä- ja käyttötietoja voidaan käsitellä seuraavia käyttötarkoituksia varten:


5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste


Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 tai 9 artiklaan (vähintään yksi peruste).
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1, alakohdat a – f:

☒        rekisteröidyn suostumus
☐    
    sopimuksen täytäntöön pano (jossa rekisteröity on osapuolena), sopimus:
☐    
    rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, säädökset:
☐    
    rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeä etu
☐    
    yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☐        henkilön asemaa, tehtäviä tai niiden hoitoa kuvaavat tiedot
☐        yleisen edun mukainen viranomaistehtävä
☐        tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
☐        tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi
☒    
    rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen
    mikä oikeutettu etu on kyseessä: asiakassuhde


6. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika


Rekisteri sisältää seuraavat tiedot liikkujan profiilista:

Käyttäjätiedot
Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, käyttäjätyyppi (opiskelija, henkilöstön jäsen, ohjaaja), orkeakoulu, korkeakoulun koulutusala/yksikkö/koulutusohjelma
Ennen 8/2018 rekisteröityneet: Etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, korkeakoulu, korkeakoulun koulutusala/yksikkö/koulutusohjelma, status korkeakoulussa.

Käyttötiedot
Liikuntatarrat: tarran tyyppi, luomisen päivämäärä ja kellonaika, suoritetun maksun päivämäärä ja kellonaika, kuka maksun on merkannut suoritetuksi
Ristiinkäyttö: kaupunki, jossa haluaa ristiinkäyttää palvelua
Liikuntatapahtumat: menneet ja tulevat liikuntatapahtumat, joihin liikkuja on ilmoittautunut
Sanktiot: liikuntatapahtumat, joihin liikkuja on ilmoittautunut, mutta ei ole saapunut
Käyttökiellot: sanktioista seuranneet ilmoittautumis- ja osallistumiskiellot liikuntatapahtumiin

Henkilötietoja säilytetään SYKETTÄ-järjestelmässä niin kauan kuin henkilö on palveluiden aktiivinen käyttäjä. Aktiivisella käyttäjällä tarkoitetaan henkilöä, jonka osalta yksi tai useampi seuraavista ehdoista täyttyy:

1)      Henkilöllä on voimassaoleva SYKETTÄ-tarra
2)  
    Henkilöllä on ollut voimassaoleva SYKETTÄ-tarra kahden nykyhetkeä edeltävän lukukauden aikana. SYKETTÄ-lukukaudet ovat 1.1.-31.8. ja 1.9.-31.12.
3)  
    Henkilöllä on hallussaan avainkulkutunniste SYKETTÄ-liikuntatilaan

Henkilötiedot poistetaan SYKETTÄ-järjestelmästä sen jälkeen, kun mikään yllä olevista ehdoista ei täyty.


7. Säännönmukaiset tietolähteet


Rekisterin tiedot saadaan käyttäjiltä itseltään, kun käyttäjä täyttää rekisteröitymislomakkeen SYKETTÄ verkkosivuilla. Henkilötietojen antaminen on palveluiden käytön edellytys. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn kysytään rekisteröinnin yhteydessä.

ISYY:n toimistolla on UEFin henkilökunnan jäsenistä lista, josta tarkastetaan oikeus käyttää liikuntatarraa. Oodista tarkastetaan, onko opiskelijalla tutkintoon johtavaa suoritusoikeutta korkeakouluun.


8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät


SYKETTÄ-palvelussa kerättäviä henkilötietoja käsitellään allaolevissa tietojärjestelmissä:


9. Evästeiden käyttö


Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi.Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä:

☒ Kyllä, selainpohjaiset järjestelmät: SYKETTÄ Kuopio

☐ Ei


10. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle


Tietoja kerätään SYKETTÄ-toimijoiden käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa poliisille esimerkiksi rikostutkintaa varten silloin ja siinä määrin kuin kulloinkin voimassa oleva laki edellyttää.

SYKETTÄ-verkkosivuilla olevia henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Google Drivessä olevia henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Google noudattaa EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan tarvittavan tietosuojan tason, kun henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle.


11. Henkilötietojen käsittelijät


Seuraavilla tahoilla on oikeus päästä SYKETTÄ-rekisterin henkilötietoihin:

1)      Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta SAVOTTA

Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta SAVOTTA toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. SAVOTTAn palkkalistoilla on SYKETTÄ-työntekijä. SAVOTTAn työntekijät pääsevät näkemään henkilötiedot työtehtäviensä (esimerkiksi liikuntamaksujen vastaanottaminen) vaatimassa laajuudessa.

2)      Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA

Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä Joensuussa. Kun SYKETTÄ Kuopio -sivulle rekisteröitynyt ja SYKETTÄ-tarran lunastanut käyttäjä haluaa ristiinkäyttää palveluita Joensuussa, tulee hänen tulee ensin aktivoida omasta käyttäjäprofiilista ristiinkäyttö Joensuun kampukselle. Tämän jälkeen SYKETTÄ Joensuun käyttäjärekisteriin siirtyy hänen käyttäjäprofiilinsa tiedot, jonka jälkeen hänelle voidaan lisätä SYKETTÄ-tarra Joensuun palveluihin.

3)      Rikujokinen.com

Riku Jokinen on SYKETTÄ-verkkosivujen ylläpitäjä ja toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. Palvelun toimintavarmuuden takaamiseksi hänellä on oltava pääsy kaikkiin SYKETTÄ-järjestelmässä oleviin tietoihin.

4)      Yhteistyöyritykset, jotka pitävät tunteja SYKETTÄ-asiakkaille

Yhteistyöyritykset, jotka pitävät SYKETTÄ-tunteja, toimivat myös SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietojen luovuttaminen tehdään niiden käyttäjien osalta, jotka ovat ilmoittautuneet liikuntakalenterin kautta yhteistyöyrityksen pitämälle tunnille. Luovutus tehdään, jotta tunnin pitäjä voi vahvistaa tunnille osallistuneet SYKETTÄ-järjestelmään. Tunneille osallistumisia valvotaan palveluiden väärinkäytösten ehkäisemiseksi.

5)      Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta ISYY

Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta toimii SYKETTÄ-käyttäjärekisterin henkilötietojen käsittelijänä. ISYYn palkkalistoilla on SYKETTÄ-työntekijä. ISYYn työntekijät pääsevät näkemään henkilötiedot työtehtäviensä (esimerkiksi liikuntamaksujen vastaanottaminen) vaatimassa laajuudessa.

6) KUTOPIN Kirjakauppa

KUTOPin kirjakauppa Savonian Opistotien kampuksella on SYKETTÄ-myyntipiste ja rekisterin käyttäminen on välttämätöntä myynnin hoitamiselle.


12. Rekisterin suojaus (tietoturva)


SYKETTÄ-verkkosivuilla oleviin henkilötietoihin pääsy on rajattu ainoastaan niille henkilöille, joille on annettu jokin allaolevista käyttöoikeuksista.

1)      Administrator
2)      Valvoja
3)      Ohjaaja

Käyttöoikeudet on annettu työntekijöille tehtävien ja vastuiden mukaisesti. Ohjaaja-statuksen omaavat henkilöt pääsevät tarkastelemaan henkilötietoja ainoastaan niiden tuntien osalta, joissa ko. henkilö on merkitty tunnin ohjaajaksi. Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus (käyttäjätunnus ja salasana). Palvelun käyttäjän henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tätä tietoa työtehtäviensä täyttämisessä.

SYKETTÄ-verkkosivut on suojattu SSL-sertifikaatilla. Sivuille ei pääse rekisteröitymään ilman voimassaolevaa korkeakoulun sähköpostiosoitetta.


13. Tarkastusoikeus


Jokaisella on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuun rekisteriin. Jokainen voi myös tarkistaa, ettei tässä rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Maksutta tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on toimitettava omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavoin varmennetulla asiakirjalla rekisterinpitäjän osoitteella.

Tiedot voi tarkastaa myös henkilökohtaisesti Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan toimistolla. Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Rekisterinpitäjä sitoutuu toimittamaan pyydetyt tiedot kolmen (3) kuukauden kuluessa tai toimittamaan kirjallisen kieltäytymistodistuksen.

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä kirjallinen kieltäytymistodistus.

Oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteella tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona Savonia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan toimistossa. Oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys tarkistetaan.

Rekisterinpitäjä sitoutuu suorittamaan pyydetyt korjaukset kolmen (3) kuukauden kuluessa ja ilmoittamaan siitä rekisteröidylle tai toimittamaan kirjallisen kieltäytymistodistuksen. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.


14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista


SYKETTÄ Kuopion korkeakoululiikunta oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Käyttäjällä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista, jos hän on tietojaan tarkastaessaan tai muutoin havainnut niissä olevan virheitä.  

SYKETTÄ Kuopion korkeakoululiikunta korjaa virheelliset tiedot kolmen (3) kuukauden kuluessa. Liikkujalle ilmoitetaan tiedon korjaamisesta. Jos opiskelijakunta kieltäytyy korjaamasta tietoa, annetaan siitä jäsenelle kirjallinen kieltäytymistodistus.


15. Oikeus saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta


SYKETTÄ Kuopion korkeakoululiikuntapalveluilla on ilman aiheetonta viivästystä ilmoitettava käyttäjälle käyttäjärekisteriin kohdistuneista käyttäjien oikeuksia tai vapauksia rikkovista tietoturvaloukkauksista.


16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle


Jokaisella käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos käyttäjä katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Käyttäjällä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.